Paula van Wingen

Wanneer je begint bij een nieuw bedrijf, staat alles in het teken van nieuwigheid. Het markeert het begin van een groeiperiode, een spannende en intense tijd waarin je overladen wordt met nieuwe informatie. Tijdens de onboarding krijg je inzicht in de organisatiestructuur, leer je samenwerken met collega's en maak je kennis met diverse softwareprogramma's.

Tijdens dit ontwerppracticum voor het semester Perspectives on Social and Sustainable Design is in een half jaar met een team van 4 deeltijdstudenten gewerkt aan een casus van een werkgever van een teamlid. Met het Double Diamond Model is in vier stappen een prototype ontworpen dat een oplossing toont voor het probleem rondom versnipperde onboarding. Nieuwe medewerkers en stagiaires worden ondersteund tijdens het volgen van hun eigen pad tot groei.

DOUBLE DIAMOND MODEL

Dit ontwerpprocesmodel is in 2005 ontwikkeld door de Britse Design Council. De huidige missie is om ‘het leven te verbeteren middels design’.

Het model, ook wel het 4D model genoemd, visualiseert het ontwerpproces als twee diamanten, waarbij elke diamant een reeks activiteiten vertegenwoordigt die nodig zijn om een ontwerpprobleem op te lossen. De twee diamanten staan voor divergerend (verbreden van opties) en convergerend (focussen op oplossingen) denken. Het bevat vier fasen: Discover, Define, Develop en Deliver. In de eerste diamant bevind zich de ‘problem space’ waar discover en define onder vallen. Onder de tweede diamant vallen develop en deliver, wat bekend staat als de ‘solution space’.

Het Double Diamond model moedigt teams aan om iteratief te werken, waarbij divergerende en convergerende denkprocessen elkaar afwisselen. Daarbij is het belangrijk te onthouden dat het geen lineair proces is. Het model benadrukt ook het belang van een goed begrip van het probleem voordat er naar oplossingen wordt gezocht, en het belang van het betrekken van stakeholders gedurende het hele ontwerpproces.

DE CASUS: VERSNIPPERDE ONBOARDING OP DE WERKVLOER

Tijdens dit ontwerppracticum is een casus van een van de werkgevers van de projectgroep behandeld. De keuze is hierbij gevallen op een bedrijf in Doetinchem dat maatwerk software levert. PSS studenten is gevraagd invulling te geven aan een spelend probleem op de werkvloer: een versnipperde onboarding.

Aanleiding
Bedrijf X uit Doetinchem is gespecialiseerd in maatwerksoftware. Ze ontwikkelen apps, webapps en cloudoplossingen die er niet alleen goed uitzien, maar ook perfect aansluiten bij de behoeften van de gebruiker. Als gespecialiseerde partner in softwareontwikkeling gaan ze graag de uitdaging aan. Van gebruikersonderzoek tot de lancering en zelfs de support daarna.

Het bedrijf bestaat nu 5 jaar en het team is in een korte tijd aanzienlijk gegroeid. Onlangs is aan het licht gekomen dat het inwerken van nieuwe werknemers tegenwoordig versnipperd plaatsvindt. Verschillende functies doorlopen een ander traject, waardoor uiteindelijk niet alle werknemers over dezelfde basiskennis beschikken.

Bedrijf X hecht veel waarde aan het menselijke aspect en hecht waarde aan inclusiviteit en diversiteit. Zij zijn op zoek naar een oplossing waarmee de transitie tot nieuwe medewerker binnen het bedrijf soepeler kan verlopen en zijbeter weten wat er van hen wordt verwacht. Hoewel Bedrijf X tot nu toe weinig ervaring heeft met nieuwe technologische ontwikkelingen die onder de noemer 'Big Ideas' vallen, staat het bedrijf open voor de mogelijkheden die deze innovaties met zich meebrengen.

Probleemstelling
De onboarding-procedure van Bedrijf X verloopt onregelmatig en verschilt per keer, waardoor nieuwe werknemers en stagiaires andere invulling van de onboarding ontvangen. Dat is een probleem, omdat dit ten koste gaat van de kennis en efficiëntie van deze nieuwe medewerkers.

Ontwerpvraag
Hoe kunnen we een consistente, gepersonaliseerde, en effectieve onboardingervaring creëren voor nieuwe medewerkers en stagiaires bij Bedrijf X, rekening houdend met hun individuele behoeften en verwachtingen, en gebruikmakend van innovatieve trends en technologieën?

Doelstelling
Het doel omtrent de casus richt zich op het creëren van een innovatief en gestandaardiseerd proces, waarbij nieuwe medewerkers voorzien worden van dezelfde kennis en vaardigheden die nodig zijn voor de transitie tot nieuwe medewerker.

FASE 1 - DISCOVER

In de eerste fase van de eerste diamant wordt het probleem verkend. Dit omvat onderzoek, observatie en empathie om het probleemgebied volledig te begrijpen. Het doel is om zoveel mogelijk informatie en inzicht te vergaren.

De opdracht is grondig doorgenomen en op basis daarvan is een casus bepaald. Tijdens deze discover-fase lag de nadruk op het in kaart brengen van het probleem. We onderzochten wat onboarding inhoudt en welke mogelijke gevolgen een goede of slechte onboarding heeft. De gesprekken met de opdrachtgever hebben bijgedragen aan het verfijnen van het probleem.

Deze fase voelde als een zoektocht naar een startpunt. Een nieuwe casus biedt veel mogelijkheden en routes. Het vaststellen van een scope was op dit moment onvermijdelijk en noodzakelijk om richting te geven. Daarom kwamen we vrij langzaam op gang en uiteindelijk hakten we de knoop door; er was voldoende onderzoek verricht. We hadden 'just enough research' uitgevoerd en waren klaar voor de volgende stap.

Voorstel werkwijze

Brainstorm over het probleem

Voorbereiding expert interview

Stakeholder onderzoek

Stakeholdermap

Uitvoering gebruikersonderzoek

FASE 2 - DEFINE

Nadat een grondig begrip van het probleem is verkregen, gaat het proces over naar de define-fase. Hier wordt het probleem nauwkeurig gedefinieerd en wordt er gefocust op specifieke aspecten die moeten worden aangepakt. Het doel is om een duidelijk probleemstatement te formuleren.

Er is veel geleerd uit verschillende onderzoeken over de waarde van effectieve onboarding, concurrenten, het verloop van de onboarding bij Bedrijf X, hoe de onboarding wordt ervaren en wat de gevolgen van deze aanpak kunnen zijn. Het is nu tijd om te convergeren en daarmee gaat deze define-fase van start.

Tijdens deze fase lag de focus op het afbakenen van de richting voor de ontwikkeling van een ontwerpoplossing. Om dit te bereiken, is alle verzamelde informatie geordend en geanalyseerd met behulp van verschillende methoden, waarbij gezocht werd naar de kern van het probleem rondom de onboarding bij Bedrijf X.

Empathy map resultaten gebruikersonderzoek

Comparison chart na concurrentieonderzoek

Inzichten van empathy map en affinity map

Mindmap individuele brainstorm

FASE 3 - DEVELOP

Nadat het probleem is gedefinieerd, begint de tweede diamant met de develop-fase. Dit omvat het genereren van ideeën en het verkennen van mogelijke oplossingen voor het gedefinieerde probleem. Creatieve brainstormsessies en prototyping zijn gebruikelijke activiteiten in deze fase.

Het moment van ontwerpen is aangebroken. Alle kennis en informatie die we tot nu toe hebben verzameld, wordt nu omgezet in een tastbaar concept. In deze fase is te zien hoe we werken naar dit concept, dat zal dienen als oplossing voor het probleem rondom de onboarding binnen Bedrijf X.

Daarbij richten we ons op het belang van menselijkheid, personalisatie, het bieden van passende ondersteuning en persoonlijke groei. Op deze manier ervaart iedereen groei op zijn eigen manier en kan het bieden van de juiste ondersteuning iemand laten bloeien. De ontwerpoplossing wordt stapsgewijs gerealiseerd, waarbij ons team samenwerkt aan de vorming van het concept. i-Grow komt tot leven, een 3D holografische plant die zal groeien naarmate de gebruiker groeit.

Disney Methode - Brainstormen

Disney Methode - Resultaat

3 bedachte concepten

Concept i-Grow

Tussentijdse presentatie

Feedback tussentijdse presentatie + Keuze concept

FASE 4 - DELIVER

De laatste fase van het Double Diamond model is deliver, waarbij de focus ligt op het implementeren en realiseren van de gekozen oplossing. Dit omvat het verfijnen van het ontwerp, het testen van prototypes en het uiteindelijk implementeren van de oplossing in de praktijk.

i-Grow is tot leven gekomen en staat nu in grote lijnen. Net zoals een nieuwe medewerker moet ook het concept groeien. Er zijn echter nog veel onbeantwoorde vragen die dit concept naar een hoger niveau kunnen tillen. Door zoveel mogelijk vragen te beantwoorden, zorgen we ervoor dat het zo goed mogelijk aansluit bij de wensen en behoeften van eindgebruikers.

Voor het beantwoorden van deze vragen zijn verschillende prototypes gemaakt, waarbij rekening is gehouden met het Houde & Hill-model. Ieder teamlid heeft een prototype gemaakt gericht op een aspect: role, look & feel of implementation. De prototypes zijn getest met gebruikers en hebben veel waardevolle feedback opgeleverd. Deze feedback heeft tot verrassende inzichten geleid en heeft onze overtuiging van de kracht van i-Grow versterkt.

Houde & Hill model

Prototype #1 (Role)

Resultaten prototype #1 (Role)

Resultaten prototype #2 (Look & feel)

Concept prototype #3 (Implementation)

Brainstorm voor storyboard eindpresentatie

Feedbackvragen opdrachtgever

Presentatie opdrachtgever

Taakverdeling eindproduct

HET EINDPRODUCT

i-Grow is de onboarding-tool die jou als nieuwe medewerker een warm welkom biedt op je nieuwe werkplek. Het integreert naadloos in je werkomgeving en voordat je het weet, ben je volledig ingebed in je nieuwe rol. Het systeem bestaat uit een app en een Google Glass die gekoppeld is aan je werklaptop.

Met een welkomstpakket ontvang je een QR-code voor de installatie van de app. Deze app begin je met een persoonlijkheidstest om je beter te leren kennen, waardoor jouw toekomstige i-Grow gepersonaliseerd kan worden. De app bereidt je voor op je eerste week met handige functies zoals een countdown tot je eerste werkdag, een kantoorbenodigdhedencheck, kantoorroutes, een personeelslijst en cultuurvideo's.

Op je eerste werkdag heb je dankzij de app een goed beeld gekregen van wat je kunt verwachten. Nu is het tijd om je i-Grow in fysieke vorm te ontvangen als een Google Glass, die is uitgerust met extra schermen en routes. Voor optimaal gebruik koppel je i-Grow aan je werklaptop en ontvang je de resultaten van de persoonlijkheidstest. Je ziet plotseling een 3D-weergave van je eigen plant! De plantsoort is afgestemd op jouw persoonlijkheid en zal met jou meegroeien gedurende de onboarding. Maar dit doe je niet alleen

i-Grow ondersteunt je met de ultieme checklist: de programma's die je moet installeren, introductieafspraken met je buddy, 1:1-gesprekken, introductie van projecten, belangrijke klanten en agendapunten. Je wordt bij elke stap begeleid. Als werknemer staat i-Grow altijd voor je klaar wanneer je hulp nodig hebt, met suggesties of antwoorden op je vragen. En naarmate jij groeit, groeit ook jouw digitale plant.

Deze groei wordt gedocumenteerd tijdens gesprekken met teamleden en buddies aan de hand van een handige template. Ook hierbij sta je er nooit alleen voor. Uiteindelijk komt het moment waarop je volledig in je rol bent gegroeid. Dit wordt ook weerspiegeld in je volledig volgroeide digitale plant. Het einde van je proeftijd markeert het moment om afscheid te nemen van je i-Grow en het door te geven aan een andere nieuwe medewerker.

Jouw onboarding was een succes en je bent klaar om zelfstandig verder te gaan!

i-Grow