Voor deze leerwerkgroep, Big Ideas for the Future, is een ontwerp ontwikkeld voor de casus van het ontwerppracticum. Hierbij is kennis over verschillende technologische ontwikkelingen geïntegreerd om een passend ontwerp te realiseren met het oog op de toekomst.
De IT branche is continue in beweging. Wat vandaag is ontwikkeld kan morgen alweer achterhaald zijn. Trends en ontwikkelingen, oftewel Big Idea’s zijn van invloed op vele aspecten van ons dagelijks leven en de toekomst van CMD. Vaak meer dan wij denken.
De leeruitkomst luidde als volgt:
“Je maakt innovatieve ontwerpen waarbij je inspiratie haalt uit belangrijke trends en ontwikkelingen en je beoordeelt ontwerpen met behulp van theorie van ontwerpscholen (met hun eigen visie op wat een goed ontwerp is) en een onderbouwde, persoonlijke voorkeur voor een perspectief.”
“Je maakt innovatieve ontwerpen waarbij je inspiratie haalt uit belangrijke trends en ontwikkelingen en je beoordeelt ontwerpen met behulp van theorie van ontwerpscholen (met hun eigen visie op wat een goed ontwerp is) en een onderbouwde, persoonlijke voorkeur voor een perspectief.”
Een aantal Big Ideas zijn toegepast om tot innovatieve ontwerpen te komen voor de casus van het ontwerppracticum:
• Ontwerpen voor gedragsverandering
• Autonomous Things
• Ambient Intelligence
• Sensing & Smart City
• Calm Technology
• Ontwerpen voor gedragsverandering
• Autonomous Things
• Ambient Intelligence
• Sensing & Smart City
• Calm Technology
DE CASUS
Bedrijf X is gevestigd in Doetinchem en gespecialiseerd in maatwerksoftware. Ze ontwikkelen apps, webapps en cloudoplossingen die er niet alleen goed uitzien, maar ook perfect aansluiten bij de behoeften van de gebruiker. Als gespecialiseerde partner in softwareontwikkeling gaan ze graag de uitdaging aan. Van gebruikersonderzoek tot de lancering en zelfs de support daarna.
Het bedrijf bestaat nu 5 jaar en het team is in korte tijd aanzienlijk gegroeid. Onlangs is aan het licht gekomen dat het inwerken van nieuwe werknemers tegenwoordig versnipperd plaatsvindt. Verschillende functies doorlopen een ander traject, waardoor uiteindelijk niet alle werknemers over dezelfde basiskennis beschikken.
Bedrijf X hecht veel waarde aan het menselijke aspect en wil dat werknemers, ongeacht hun achtergrond en karakter, zich comfortabel en gewaardeerd voelen op de werkvloer. Zij zijn op zoek naar een oplossing waarmee het inwerken binnen het bedrijf soepeler kan verlopen en nieuwe werknemers beter weten wat er van hen wordt verwacht. Bedrijf X heeft weinig ervaring met nieuwe technologische ontwikkelingen die onder de noemer ‘Big Ideas’ vallen en staat open voor de mogelijkheden die het kan brengen.
PROBLEEMSTELLING
De onboarding-procedure van Bedrijf X verloopt onregelmatig en verschilt per keer, waardoor nieuwe werknemers en stagiaires een andere invulling van de onboarding ontvangen. Dat is een probleem, omdat dit ten koste gaat van de kennis en efficiëntie van deze nieuwe medewerkers.
ONTWERPVRAAG
Hoe kunnen we een consistente, gepersonaliseerde en effectieve onboarding-ervaring creëren voor nieuwe medewerkers en stagiaires bij Bedrijf X, rekening houdend met hun individuele behoeften en verwachtingen, en gebruikmakend van innovatieve trends en technologieën?
DOELSTELLING
Het doel omtrent de casus richt zich op het creëren van een innovatief en gestandaardiseerd proces, waarbij nieuwe medewerkers voorzien worden van dezelfde kennis en vaardigheden die nodig zijn voor de transitie tot volwaardig medewerker van Bedrijf X.
GEDRAGSLENZEN
Ervaringen kunnen worden ontworpen ter ondersteuning van gebruikers bij het veranderen van gedrag. Menselijk gedrag is uiterst complex, met talloze aspecten die in overweging genomen moeten worden bij het ontwerpen van producten, diensten of ervaringen.
Ontwerpen met interventiestrategieën houdt in dat je als ontwerper bewust gebruikmaakt van de beschikbare tools om de handelingen van de gebruiker doelgericht te sturen. Een van deze tools is de zogenaamde gedragslenzen, waarmee een vraagstuk vanuit vijf verschillende invalshoeken kan worden bekeken. Hierdoor wordt het mogelijk om gezonder, veiliger en duurzamer te ontwerpen.
Er zijn vijf verschillende invalshoeken: Gewoontes en impulsen, Weten en vinden, Zien en beseffen, Willen en kunnen, Doen en blijven doen.
AUTONOMOUS THINGS
In de loop der jaren zijn apparaten steeds intelligenter geworden. Denk hierbij aan smart-tv’s, slimme thermostaten, koelkasten en auto’s, die gezamenlijk een uitgebreid netwerk vormen van het Internet of Things (IoT). Functionaliteiten worden vaak geautomatiseerd met behulp van kunstmatige intelligentie (AI). Enkele bekende voorbeelden zijn spraakassistenten die integraal deel uitmaken van een smart home, zoals Alexa, Siri en Google Assistant.
Daarbij kunnen IoT producten drie verschillende rollen aannemen, namelijk die van een Collector, Actor en Creator. Deze rollen staan niet los van elkaar, maar kunnen beschouwd worden als een schaal of graadmeter. De mate van agency neemt toe van Collector naar Creator. Ook binnen dezelfde rol kunnen sommige producten meer agency vertonen dan anderen.
AMBIENT INTELLIGENCE (AmI)
Ambient Intelligence omvat elektronische systemen die de aanwezigheid van mensen kunnen waarnemen en daarop kunnen reageren. Deze systemen zijn geïntegreerd in onze omgeving en bieden een naadloze, vertrouwde en natuurlijke interactie met de mens. Het dient ter ondersteuning en wordt onder andere ingezet in de zorg en het onderwijs, met een focus op eenvoudig gebruik en een positieve ervaring.
In het artikel ‘New research perspectives on Ambient Intelligence’ van Aarts en De Ruyter (2009) wordt dieper ingegaan op de verkenning van AmI en de impact op technologie, sociale interactie en gebruikservaring. Vier systeemeigenschappen van AmI worden toegelicht: Context aware, Personalized, Adaptive en Anticipatory.
Later zijn daar nog drie kenmerken aan toegevoegd: Socialied, Empathic en Conscious. In hetzelfde artikel wordt ook vermeld dat er naast AmI twee verwante visies bestaan, namelijk ‘Ubiquitous Computing’ en ‘Pervasive Computing’.
SENSING & SMART CITIES
Interactie kan op ook op grotere schaal spelen, waarbij zelfs volledige steden in aanmerking komen. Het concept van een Smart City is een opkomende trend en een wereldwijde ontwikkeling. Een Smart City maakt gebruik van informatietechnologie om de stad te beheren en te besturen. Verschillende delen van de stad zijn met elkaar verbonden en communiceren onderling, wat het leven in de stad ondersteunt. Het gedrag van de inwoners dient als input en kan worden gebruikt om voorzieningen, services en diensten te verbeteren. Data optimaliseert het stadsleven.
Een mooi voorbeeld zijn slimme fietsstoplichten in Rotterdam, die reageren op de lichaamswarmte van wachtende fietsers. Als de sensor veel fietsers detecteert, zal het licht vaker en langer op groen staan.
Mobiliteit is een aspect dat aanzienlijk verrijkt kan worden door technologie. Een stad kan ook slim gemaakt worden op het gebied van (digitale) infrastructuur, gebouwen, energiebeheer, veiligheid en duurzaamheid. Het is hierbij van belang ethiek niet uit het oog te verliezen.
CALM TECHNOLOGIE
Technologie is tegenwoordig zo ontwikkeld dat het altijd duidelijk aanwezig is en de aandacht trekt. Denk hierbij aan diverse visuele meldingen en geluiden en verlichting. Alle deze informatiestromen om ons heen kunnen overweldigend zijn. Het antwoord hierop is een naadloze integratie van technologie die informatie biedt zonder voortdurend de aandacht op te eisen.
Het bevat de volgende eigenschappen:
• Zorg voor een vloeiende overgang tussen ‘levels of awareness’
• Combineer meerdere input & output modaliteiten (een ‘ambience’)
• Context = Content
• Information is decoration
• Zorg voor een vloeiende overgang tussen ‘levels of awareness’
• Combineer meerdere input & output modaliteiten (een ‘ambience’)
• Context = Content
• Information is decoration
Het verstrekken van informatie zonder de aandacht te trekken kan worden bereikt door gebruik te maken van de (zintuiglijke) waarneming. In onze waarneming maken we onderscheid tussen het centrum en de periferie. Het centrum wordt gebruikt voor gedetailleerde en bewuste waarneming, terwijl de periferie onbewuste informatie globaal kan registreren. De periferie is gevoelig voor verandering, wat in het voordeel werkt van Calm Technologie.
ONTWERPVOORSTELLEN
Voor het creëren van innovatieve ontwerpen is Design Thinking toegepast. De ontwerpvraag is systematisch en methodisch behandeld, waarbij de eindgebruiker centraal staat. Gedurende dit proces is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de CMD Methods Pack.
Tijdens deze leerwerkgroep ligt de focus op het vormgeven van twee ontwerpvoorstellen met de stappen Ideate en Prototype. Desondanks is ervoor gekozen om de gehele Design Thinking-methode toe te passen om tot een ontwerp te komen dat op doordachte wijze aansluit bij zowel de eindgebruiker als de stakeholders. De technologische ontwikkelingen zijn voorafgaan aan Ideate niet vastgesteld, aangezien dat het brainstromen zou beperken. Bij Prototype zijn technologische ontwikkelingen verwerkt, waarbij tevens de argumentatie achter de gekozen ontwikkelingen aan bod komt.
EMPATHIZE - INTERVIEWS
Voor het ontwerppracticum zijn op 9 oktober 2023 interviews gebouden met vier medewerkers van Bedrijf X. Het doel was om diepgaand inzicht te verkrijgen in de stakeholders van Bedrijf X en hun specifieke wensen en behoeften met betrekking tot de transitie tot volwaardig nieuwe medewerker.
Een aantal belangrijke resultaten:
• Collega S. is niet altijd aanwezig. Zijn aanwezigheid beïnvloed de kwaliteit van de onboarding
• Niet iedereen heeft de onboarding op dezelfde manier ervaren
• Een nieuwe medewerker voelde zich in het diepe gegooid
• Door studievertraging kan een beoogde training pas later worden gevolgd, terwijl deze training nodig is voor de uitvoering van het werk
• Momenteel worden er geen innovaties gebruikt binnen het onboardingsproces
• Er is geen centraal punt of persoon waar vragen gesteld kunnen worden over de onboarding. Men moet stevig in de schoenen staan en durven vragen
• Standaard processen zijn niet geautomatiseerd
• Collega S. is niet altijd aanwezig. Zijn aanwezigheid beïnvloed de kwaliteit van de onboarding
• Niet iedereen heeft de onboarding op dezelfde manier ervaren
• Een nieuwe medewerker voelde zich in het diepe gegooid
• Door studievertraging kan een beoogde training pas later worden gevolgd, terwijl deze training nodig is voor de uitvoering van het werk
• Momenteel worden er geen innovaties gebruikt binnen het onboardingsproces
• Er is geen centraal punt of persoon waar vragen gesteld kunnen worden over de onboarding. Men moet stevig in de schoenen staan en durven vragen
• Standaard processen zijn niet geautomatiseerd
DEFINE - PERSONA'S
Met de belangrijkste resultaten vanuit de interviews zijn twee persona’s gemaakt van medewerkers, die elk een andere vorm van onboarding hebben gehad. Deze persona’s zijn ontwikkeld om de impact van zo’n eerste werkdag inzichtelijk te maken.
De ene persoon heeft de onboarding van collega S. gekregen, terwijl de andere dat niet heeft gehad. Beide kijken daardoor met een andere blik terug op hun onboarding. Zo is Denise positief over het verloop van de dag waarop ze de nodige begeleiding kreeg, maar is Jonas minder tevreden is over zijn onboarding.
De ene persoon heeft de onboarding van collega S. gekregen, terwijl de andere dat niet heeft gehad. Beide kijken daardoor met een andere blik terug op hun onboarding. Zo is Denise positief over het verloop van de dag waarop ze de nodige begeleiding kreeg, maar is Jonas minder tevreden is over zijn onboarding.
Na het afronden van de persona’s is een probleemstelling geformuleerd die tijdens de Ideate wordt gebruikt. Deze stelling is opgesteld aan de hand van de casus en de resultaten van het onderzoek en luidt als volgt: “Bij Bedrijf X ontbreekt een standaard procedure op het gebied van onboarding, waardoor niet alle werknemers over dezelfde kennis beschikken en op een andere manier worden geïntroduceerd binnen het bedrijf.“
IDEATE - MINDMAPPING & IDEATION
Voor het genereren van innovatieve ideeën is er een mindmap gemaakt. Het centrale thema is ‘Ondersteuning tijdens onboarding‘, afgeleid van de probleemstelling.
Vanuit de brainstorm zijn vier groepen ontstaan: Voorbereiding, Menselijke touch, Gelijke kennis voor iedereen en Personalisatie. Interessante termen die hieruit voortkwamen zijn gemarkeerd met kleur. Deze woorden dienen inspiratie voor een ontwerpvoorstel. Voor dit proces is geen specifieke methode gebruikt; de woorden spraken voor zich en de twee ideeën ontstonden spontaan. Uit deze brainstorm zijn de volgende twee ontwerpconcepten voortgekomen:
• Kijken door de IconiGlass
• CubeMate, de deskbuddy
• CubeMate, de deskbuddy
PROTOTYPE - SKETCHING
Na het opstellen van de introductie van beide ontwerpvoorstellen, zijn eerst schetsen gemaakt om het idee verder uit te diepen. Bij het schetsen zijn nieuwe ideeën ontdekt en hebben de concepten vorm gekregen. Voor beide ontwerpvoorstellen zijn afzonderlijke schetsen gemaakt.
IconiGlass technologische ontwikkelingen
• Autonomous things: Deze slimme bril is uitgerust met een ingebouwde microfoon, camera en speakers. De IconiGlass heeft twee belangrijke functies. Allereerst geeft het standaard en voorgeprogrammeerde informatie weer over objecten en personen die zich in het gezichtsveld bevinden. Ten tweede kan een virtuele assistent via spraak worden geactiveerd om vragen te beantwoorden of opdrachten uit te voeren. Deze assistent reageert als een actor op de input van de gebruiker en past zich daaraan aan.
• Autonomous things: Deze slimme bril is uitgerust met een ingebouwde microfoon, camera en speakers. De IconiGlass heeft twee belangrijke functies. Allereerst geeft het standaard en voorgeprogrammeerde informatie weer over objecten en personen die zich in het gezichtsveld bevinden. Ten tweede kan een virtuele assistent via spraak worden geactiveerd om vragen te beantwoorden of opdrachten uit te voeren. Deze assistent reageert als een actor op de input van de gebruiker en past zich daaraan aan.
• Ambient intelligence: De IconiGlass biedt een naadloze integratie tussen beschikbare digitale informatie en de fysieke wereld. Wanneer een gebruiker de bril opzet, toont deze specifieke informatie over het object of de persoon waarnaar op dat moment wordt gekeken (context aware). De virtuele assistent leert de gebruiker kennen (personalized) en past de manier van informatie verstrekken aan op de wensen en behoeften van de gebruiker (adaptive). Als de bril merkt dat de gebruiker de informatie niet goed heeft opgenomen, wordt deze subtiel opnieuw weergegeven (anticipatory).
CubeMate technologische ontwikkelingen
• Ambient intelligence: De CubeMate analyseert de achtergrond, interacties en keuze van de gebruiker (context aware). Op basis van deze analyse past het de challenges aan. Als de nieuwe medewerker bepaalde taken succesvol voltooit, kunnen de volgende uitdagingen complexer worden en gericht zijn op specifieke leerdoelen. Challenges zijn gebaseerd op zowel algemene als vakspecifieke kennis, passend bij de functie van de gebruiker (personalized). De CubeMate past de presentatie van informatie aan op basis van beschikbare data over de agenda, takenlijst, eerstvolgende challenge en omgeving. Bijvoorbeeld, in een meer informele ruimte kan de informatie op de kubus meer ontspannen en sociaal van aard zijn, terwijl in een informelere setting de nadruk kan liggen op zakelijke en productiviteitsgerelateerde informatie (adaptive). Bij verandering in de voortgang van de nieuwe werknemer zal de kubus de werkgever hiervan op de hoogte stellen (anticipatory).
• Calm technology: Calm Technology wordt toegepast op de visuele en feedback van de CubeMate. In plaats van felle kleuren en opdringerige meldingen, gebruikt de kubus subtiele lichtpatronen en zachte kleureffecten om de voortgang en voltooide taken aan te geven. Dit minimaliseert visuele afleiding en zorgt voor een rustige werkomgeving. De animaties op het aanraakgevoelige oppervlak van de CubeMate zijn rustig en verfijnd. Animaties worden gebruikt om overgangen tussen taken en informatie op een kalme manier weer te geven, waardoor de gebruiker een gevoel van harmonie ervaart. Geluidssignalen worden ingezet op een niet-intrusieve manier. Kalmerende en zachte geluiden begeleiden de gebruiker bij het voltooien van taken en uitdagingen.
TEST - PITCH
Beide ontwerpvoorstellen zijn in een korte pitch gepresenteerd aan nieuwemedewerker Bas*. Voor de pitch zijn de schetsen en toelichting van de Prototype-fase gebruikt om een beeld te schetsen bij de ideeën. Vervolgens kwam er een gesprek op gang en is aan Bas gevraagd naar welk idee zijn voorkeur uitgaat.
Bas deelde hierbij het volgende:
“De CubeMate zou ik zonder twijfel gebruiken. Het is handzaam en informatief, waarbij je als nieuwe werknemer zelf kunt bepalen hoe je het gebruikt en welke ondersteuning je denkt nodig te hebben. Ik ben niet direct enthousiast over de IconiGlass. Het is zeker een tof idee, maar ik zie het niet zitten om zo’n bril te dragen. Daar wil ik eigenlijk niet mee gezien worden. Het biedt ook minder functies aan dan de CubeMate. Wat nu als ik geen behoefte heb aan al die live-informatie en het liever zelf uitzoek?
“De CubeMate zou ik zonder twijfel gebruiken. Het is handzaam en informatief, waarbij je als nieuwe werknemer zelf kunt bepalen hoe je het gebruikt en welke ondersteuning je denkt nodig te hebben. Ik ben niet direct enthousiast over de IconiGlass. Het is zeker een tof idee, maar ik zie het niet zitten om zo’n bril te dragen. Daar wil ik eigenlijk niet mee gezien worden. Het biedt ook minder functies aan dan de CubeMate. Wat nu als ik geen behoefte heb aan al die live-informatie en het liever zelf uitzoek?
De CubeMate heeft verschillende functies/opties en kan een nieuwe medewerker daarom meer bieden. Het is veelzijdiger. Je kan het naast je neerleggen en krijgt in je ooghoek te zien of er iets van je wordt verwacht. Daardoor wordt je er niet altijd direct mee geconfronteerd. Zo bepaal je zelf wat je met de CubeMate doet en of je er überhaupt op dat moment iets mee doet. Het lijkt mij ook heel leuk om met deze gadget contact te maken met anderen. De smartglasses bestaan al een tijdje en zo’n kubus heb ik nog niet eerder gezien. Dat maakt het ook direct innovatiever.”
* Niet zijn echte naam
HET UITEINDELIJKE CONCEPT
Na het voltooien van het Design Thinking-proces zijn beide ontwerpvoorstellen nogmaals naast elkaar gelegd, en zijn de kwaliteiten met elkaar vergeleken. Alle voordelen zijn op een rijtje gezet.
Beide ontwerpvoorstellen tonen overeenkomsten, maar kennen twee fundamentele verschillen. De IconiGlass richt zich op informatievoorziening, terwijl de CubeMate gericht is op ondersteuning. De IconiGlass moet worden gedragen voor gebruik, terwijl de CubeMate op het bureau kan blijven liggen. Met name dit laatste heeft aanzienlijke invloed op het uiteindelijke gebruik en de ervaring van de gebruiker. De bril kan opdringerig overkomen, zoals Bas ook duidelijk maakte. De CubeMate is daarentegen meer vrijblijvend, waarbij de gebruiker zelf meer controle heeft over het gebruik, zoals welke informatie ze willen zien, wat ze ermee willen doen en wanneer ze het willen gebruiken.
De CubeMate geeft antwoord op de ontwerpvraag vanuit de casus:
• Consistent = De challenges waarmee de kennis getoetst kan worden
• Gepersonaliseerd & individuele behoeften en verwachtingen = De verschillende vlakken, die op een eigen manier kunnen worden gebruikt
• Effectief = Met badges en trofeeën weet de gebruiker dat ze op de goede weg zijn. De werkgever kan ook meekijken en zien waar ondersteuning gewenst is. Op basis van de functie ontvangt iedereen dezelfde challenges en heeft toegang tot dezelfde informatie.
• Consistent = De challenges waarmee de kennis getoetst kan worden
• Gepersonaliseerd & individuele behoeften en verwachtingen = De verschillende vlakken, die op een eigen manier kunnen worden gebruikt
• Effectief = Met badges en trofeeën weet de gebruiker dat ze op de goede weg zijn. De werkgever kan ook meekijken en zien waar ondersteuning gewenst is. Op basis van de functie ontvangt iedereen dezelfde challenges en heeft toegang tot dezelfde informatie.
Ook voldoet de CubeMate goed aan de gestelde doelstelling. Het biedt een gestandaardiseerd proces met ruimte voor eigen invulling. Een lichtgevende kubus met een aanraakgevoelig scherm is nog niet op de markt en kan op innovatieve wijze veel bijbrengen aan een onboarding. Alle beschikbare kennis is toegankelijk via de agenda, takenoverzicht, kennisbank, interactieve uitdagingen, voortgang en de digitale buddy. Na verloop van tijd verkrijgt de gebruiker de nodige kennis en vaardigheden om zich een volwaardig nieuwe medewerker te noemen.
Fun fact
Pas na de Prototype-fase ontdekte ik dat de CubeMate qua kleur overeenkomsten vertoont met een prisma kubus, zoals hier rechts te zien is. Deze prisma kubus toont vanuit verschillende hoeken verschillende kleuren. Deze symboliek kan verwijzen naar de diverse mensen die de CubeMate zullen gebruiken, elk met een unieke achtergrond, behoeften, waarden en werkwijzen. De veelzijdigheid van de CubeMate respecteert ieder zijn eigenheid en biedt de vrijheid om een onboarding op eigen wijze te ervaren. Met zijn vorm en functie draagt het daadwerkelijk bij aan de inclusiviteit en diversiteit op de werkvloer van Bedrijf X.
